ເລີ່ມຕົ້ນລະບົບການຈັດການພື້ນຖານ
ມີຫຼາຍຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນທີ່ຕ້ອງໄດ້ຮັບການຈັດຕັ້ງແລະການປະຕິບັດ, ແລະລະບົບການຍື່ນແບບງ່າຍດາຍສາມາດເຮັດໃຫ້ວຽກງານນີ້ຫນ້ອຍລົງໄດ້. ທ່ານສາມາດທໍາລາຍທັງຫມົດຂອງເອກະສານທາງການເງິນຂອງທ່ານເຂົ້າໃນປະເພດດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້:
- ໃບສໍາຄັນສະແດງສິດທິ
- ເອກະສານທີ່ສໍາຄັນທີ່ຈະຮັກສາ
- ລາຍການທີ່ຈະຖິ້ມອອກຫຼື shred
ມັນກໍ່ງ່າຍດາຍ. ທ່ານອາດຈະຕ້ອງໄດ້ຮັບໃບຮັບເງິນ, ໃບຮັບເງິນຫຼືເອກະສານທີ່ຄວນຈະຖືກບັນທືກ, ຫຼືສິ່ງທີ່ສາມາດຍົກເລີກໄດ້. ມັນຂຶ້ນຢູ່ກັບທ່ານວ່າທ່ານຕ້ອງການຈັດເກັບລາຍການເຫຼົ່ານີ້, ແຕ່ວ່າມັນສາມາດງ່າຍທີ່ຈະໃຊ້ສາມໂຟນເດີທີ່ມີຂໍ້ມູນຂ້າງເທິງ.
ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ເມື່ອໃດທີ່ທ່ານໄດ້ຮັບອີເມລຫຼືໄດ້ຮັບເອກະສານທາງການເງິນອື່ນ, ເອົາເວລາໃຫ້ມັນເຂົ້າໄປໃນໂຟເດີທີ່ຖືກຕ້ອງ. ວິທີການທີ່ໃບບິນຄ່າຂອງທ່ານແລະເອກະສານທີ່ສໍາຄັນແມ່ນຢູ່ໃນສະຖານທີ່ງ່າຍທີ່ຈະຊອກຫາສະຖານທີ່. ຫຼັງຈາກນັ້ນທ່ານສາມາດປະມວນຜົນແຟ້ມແລະຈັດເກັບເອກະສານທີ່ສໍາຄັນຢ່າງຖາວອນແລະໂຍນຫຼື recycle ສິ່ງທີ່ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການ.
ຮັກສາເອກະສານທີ່ສໍາຄັນຈັດຕັ້ງ
ໃນຂະນະທີ່ລະບົບການລົງທະບຽນຂັ້ນພື້ນຖານຈະເຮັດວຽກທີ່ດີໃນການຮັກສາການເງິນຂອງທ່ານຕາມລໍາດັບ, ທ່ານຍັງຄົງຕ້ອງການຈັດເກັບລາຍການທີ່ສໍາຄັນທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ໂດຍທົ່ວໄປ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ຕູ້ໄຟລ໌ຂະຫນາດນ້ອຍທີ່ມີໂຟນເດີສ່ວນບຸກຄົນເພື່ອຮັກສາທຸກຢ່າງຕາມລໍາດັບ.
ບາງຕົວຢ່າງຂອງເອກະສານທາງດ້ານການເງິນທີ່ທ່ານຄວນເກັບ:
- ການກັບຄືນພາສີ
- ນະໂຍບາຍປະກັນໄພ
- ເອກະສານຈໍານອງ
- ບົດລາຍງານບັນຊີການລົງທຶນແລະເງິນກະສຽນວຽກ
- ການຮັບປະກັນຫຼືສັນຍາບໍລິການ
ເວລາດົນປານໃດທີ່ຈະຮັກສາເອກະສານຂອງທ່ານ
ນັບຕັ້ງແຕ່ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເກັບຮັກສາສໍາເນົາຂອງເອກະສານທີ່ແນ່ນອນ, ທ່ານຄວນເກັບຮັກສາມັນດົນປານໃດ? ໃນບາງກໍລະນີ, ທ່ານພຽງແຕ່ຕ້ອງການເກັບເອກະສານຫຼືແບບຟອມສໍາລັບເວລາສັ້ນໆ, ໃນຂະນະທີ່ຄົນອື່ນທ່ານອາດຈະຕ້ອງຖືເອົາເວລາຫຼາຍປີ.
ນີ້ແມ່ນເອກະສານທາງການເງິນບາງຢ່າງແລະໄລຍະເວລາທີ່ທ່ານຄວນພິຈາລະນາຮັກສາມັນ.
- ການກັບຄືນພາສີ. ໃນເວລາທີ່ມັນມາກັບການກັບຄືນພາສີຂອງທ່ານ, ມັນແນະນໍາໃຫ້ທ່ານຮັກສາໃຫ້ພວກເຂົາເຈັດປີ. ຖ້າ IRS ຕ້ອງການກວດສອບຜົນຕອບແທນຂອງທ່ານ, ພວກເຂົາໂດຍທົ່ວໄປຈະມີລະຫວ່າງ 3-6 ປີເພື່ອກັບມາຈາກວັນທີທີ່ທ່ານໄດ້ຍື່ນ. ການຮັກສາຜົນຕອບແທນທີ່ຜ່ານມາ 7 ປີໃນມືຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານໄດ້ຮັບການຄຸ້ມຄອງແລະເຮັດໃຫ້ຊີວິດຂອງທ່ານງ່າຍຂຶ້ນຖ້າທ່ານໄດ້ຮັບການກວດສອບ. ບໍ່ພຽງແຕ່ແຕ່ວ່າຖ້າທ່ານວາງແຜນທີ່ຈະຊື້ເຮືອນຫຼືຈະຕ້ອງສະແດງຫຼັກຖານຂອງລາຍໄດ້ໃຫ້ກັບຜູ້ໃຫ້ກູ້ຍືມມັນກໍ່ດີທີ່ຈະມີຂໍ້ມູນທີ່ມີມູນຄ່າຢ່າງຫນ້ອຍສອງສາມປີຢູ່ໃນນິ້ວມືຂອງທ່ານ.
- ເອກະສານຈໍານອງ. ໃນເວລາທີ່ທ່ານຊື້ເຮືອນທີ່ທ່ານກໍາລັງຈະນັ່ງລົງໃນການປິດແລະເຊັນຊື່ຂອງທ່ານກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ເບິ່ງຄືວ່າຄ້າຍຄືຮ້ອຍຂອງຫນ້າ. ໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວ, ທ່ານຈະໄດ້ຮັບໂຟເດີຂະຫນາດໃຫຍ່ທີ່ມີສໍາເນົາຂອງທຸກສິ່ງທີ່ທ່ານໄດ້ໄປຢູ່ທີ່ປິດ. ເຫຼົ່ານີ້ຈະປະກອບມີເອກະສານຈາກທະນາຄານທີ່ສະແດງຂໍ້ມູນການກູ້ຢືມ, ຂໍ້ມູນຈາກບໍລິສັດອະສັງຫາລິມະສັບ, ຂໍ້ມູນການປະເມີນແລະກວດກາ, ແລະອື່ນໆ. ໃນຂະນະທີ່ທ່ານອາດຈະບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງອ້າງອີງເຖິງສິ່ງເຫຼົ່ານີ້ເລື້ອຍໆ, ທ່ານກໍ່ຄວນຮັກສາເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ບໍ່ຈໍາກັດ. ທ່ານອາດຈະຕ້ອງອ້າງເຖິງພວກເຂົາໃນອະນາຄົດແລະພວກເຂົາຈະສາມາດໃຫ້ຂໍ້ມູນທີ່ມີຄຸນຄ່າໃນເວລາທີ່ທ່ານໄປຂາຍບ້ານ.
- ລາຍງານບັນຊີທະນາຄານແລະການລົງທຶນ. ຖ້າຫາກວ່າມີສິ່ງຫນຶ່ງທີ່ດີກ່ຽວກັບອິນເຕີເນັດມັນເປັນເລື້ອງທີ່ທ່ານມັກຈະສາມາດດຶງເອກະສານເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກຂອງບັນຊີທະນາຄານແລະບັນຊີການລົງທຶນຂອງທ່ານໄດ້ທຸກເວລາ. ນີ້ eliminates ຄວາມຕ້ອງການທີ່ຈະຮັກສາຄໍາສັ່ງດຽວທີ່ທ່ານໄດ້ຮັບ. ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ມັນແມ່ນຄວາມຄິດທີ່ດີທີ່ຈະທົບທວນລາຍລະອຽດຂອງເອກະສານທີ່ທ່ານໄດ້ຮັບແລະຖ້າພວກເຂົາກໍາລັງໄຕມາດ, ໃຫ້ພວກເຂົາຈົນກ່ວາຄໍາຖະແຫຼງຕໍ່ມາ. ເມື່ອທ່ານໄດ້ຮັບລາຍງານປະຈໍາປີຫຼືປະຈໍາປີ, ທ່ານສາມາດເອົາຄໍາເວົ້າລາຍເດືອນຫຼືລາຍໄຕມາດຢ່າງປອດໄພ. ນີ້ຈະຕັດລົງກ່ຽວກັບວິທີການຈໍານວນຕ່ອນຂອງເຈ້ຍທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະອອກໄປແລະໃນຄວາມເປັນໄປໄດ້ທັງຫມົດທີ່ທ່ານສາມາດໄດ້ຮັບການສໍາເນົາເພີ່ມເຕີມອອນໄລນ໌ຫຼືໂດຍການໂທຫາໂທລະສັບໄວ.
- ໃບບິນແລະໃບເກັບເງິນ. ເມື່ອທ່ານໄດ້ຮັບບັດປະຊາຊົນແລະບັດເຄຣດິດກໍ່ເປັນຄວາມຄິດທີ່ດີທີ່ຈະຮັກສາເຫຼົ່ານີ້ສໍາລັບປີຫຼັງຈາກການກວດສອບເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຂໍ້ມູນແມ່ນຖືກຕ້ອງ. ຂໍ້ຜິດພາດສາມາດເກີດຂື້ນແລະຖ້າທ່ານມີສໍາເນົາຂອງຄໍາສັ່ງຂອງທ່ານພ້ອມໆກັນ, ມັນສາມາດເຮັດໃຫ້ງ່າຍຕໍ່ການໂຕ້ຖຽງຂໍ້ຜິດພາດ. ສິ່ງດຽວກັນແມ່ນສໍາລັບໃບເກັບເງິນ. ທ່ານຄວນຮັກສາໃຫ້ເຂົາເຈົ້າຍາວພຽງພໍເພື່ອປຽບທຽບກັບຄໍາສັ່ງທະນາຄານຂອງທ່ານເພື່ອໃຫ້ທ່ານສາມາດຈັບຂໍ້ຜິດພາດໄດ້. ດັ່ງນັ້ນ, ແນ່ນອນ, ເວັ້ນເສຍແຕ່ວ່າໃບຮັບເງິນແມ່ນສໍາລັບການຊື້ທີ່ສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອກໍານົດພາສີ. ໃນກໍລະນີນີ້, ທ່ານຕ້ອງການເກັບໃບເກັບເງິນເຫຼົ່ານັ້ນໃຫ້ເຖິງເຈັດປີຄືກັນກັບການກັບຄືນຂອງທ່ານໃນກໍລະນີຂອງການກວດສອບ.
ຮັກສາຂໍ້ມູນຂອງທ່ານປອດໄພ
ການລະເມີດຕົວຕົນ ໄດ້ກາຍເປັນບັນຫາໃຫຍ່ໃນຊຸມປີທີ່ຜ່ານມາ. ທະຫານແມ່ນສາມາດໃຊ້ເວລານ້ອຍແລະຊິ້ນສ່ວນຂອງປະຫວັດສາດສ່ວນບຸກຄົນແລະທາງດ້ານການເງິນຂອງທ່ານແລະນໍາໃຊ້ມັນເພື່ອສ້າງລັກສະນະປອມທີ່ສາມາດທໍາລາຍການປ່ອຍສິນເຊື່ອຂອງທ່ານ, ຖອນບັນຊີທະນາຄານຂອງທ່ານແລະຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນຈະໃຫ້ທ່ານເຈັບຫົວທີ່ສໍາຄັນ. ດັ່ງນັ້ນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ທ່ານປົກປ້ອງແລະຈັດວາງຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນຂອງທ່ານຢ່າງຖືກຕ້ອງ.
ຫນ້າທໍາອິດຂອງການທັງຫມົດ, ພິຈາລະນາຊື້ shredder ເຈ້ຍສໍາລັບເຮືອນຂອງທ່ານ. ທັງຫມົດຂອງໃບບິນຄ່າປະໂຫຍດເກົ່າແລະ ບັດເຄຣດິດ ທີ່ຍັງບໍ່ໄດ້ນໍາໃຊ້ໃຫ້ທ່ານໄດ້ຮັບໃນອີເມລ໌ແຕ່ລະເດືອນສາມາດເປັນເປົ້າຫມາຍສໍາລັບໂຈນ. ໂດຍ shredding ເອກະສານທີ່ບໍ່ໄດ້ນໍາໃຊ້ຂອງທ່ານ, ທ່ານສາມາດແນ່ໃຈວ່າທ່ານໄດ້ຫຼຸດຜ່ອນໂອກາດຂອງຜູ້ໃດຜູ້ຫນຶ່ງທີ່ລັກຂໍ້ມູນ.
ນີ້ກໍ່ຫມາຍຄວາມວ່າທ່ານຄວນຮັບປະກັນເອກະສານທີ່ທ່ານເຮັດໃນເຮືອນ. ຖ້າທ່ານພຽງແຕ່ເກັບຮັກສາທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງຢູ່ໃນຫ້ອງກາຕູນໃນຫ້ອງໃຕ້ດິນ, ສິ່ງທີ່ເກີດຂຶ້ນຖ້າວ່າມີນໍ້າຖ້ວມ? ປີຂໍ້ມູນອາດຈະສູນເສຍໄປ. ສິ່ງດຽວກັນຖ້າຫາກວ່າມີໄຟໄຫມ້ຫຼືໄພພິບັດອື່ນໆ.
ໃນຂະນະທີ່ທ່ານບໍ່ສາມາດປົກປ້ອງຕໍ່ຄວາມເປັນໄປໄດ້ຂອງແຕ່ລະຄົນ, ທ່ານຢ່າງຫນ້ອຍສາມາດໄດ້ຮັບການຮວບຮວມທີ່ມີຄວາມເຂັ້ມແຂງ, ແຂງແຮງ, ແລະອາດຈະເປັນການປ້ອງກັນໄຟລ໌ທີ່ປອດໄພແລະອອກຈາກມືທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ. ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງເຂົ້າໄປໃນຊັ້ນນອກ, ແຕ່ທ່ານຍັງບໍ່ຕ້ອງການທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງທີ່ພຽງແຕ່ນັ່ງຢູ່ໃນຫ້ອງເກີບເກົ່າເທົ່ານັ້ນໃນຕູ້ເສື້ອຜ້າຂອງທ່ານ.
ການເປັນອົງການຈັດຕັ້ງສາມາດຊ່ວຍເຫຼືອຜູ້ຮັບຂອງທ່ານ
ໃນກໍລະນີທີ່ບາງສິ່ງບາງຢ່າງເກີດຂຶ້ນກັບທ່ານ, ເອກະສານທາງດ້ານການເງິນທີ່ມີການຈັດຕັ້ງສາມາດຊ່ວຍເຫຼືອຜູ້ທີ່ຈະດູແລວຽກຂອງທ່ານຫຼັງຈາກທີ່ທ່ານຫມົດໄປ. ນີ້ສາມາດປັບປຸງການ ແກ້ໄຂຊັບສິນຂອງທ່ານ. ຖ້າທ່ານມີຄວາມຕ້ອງການ, ມັນກໍ່ມີຄວາມສໍາຄັນທີ່ຈະມີຄໍາແນະນໍາເພື່ອໃຫ້ຜູ້ບໍລິຫານຮູ້ບ່ອນທີ່ຈະຊອກຫາເອກະສານເຫຼົ່ານີ້.